Как привести дела в порядок с помощью CRM
Вы слышали о системе GTD?
Эта аббревиатура расшифровывается так: "getting things done" или "как привести дела в порядок". Это система повышения продуктивности, которую описал бизнес-тренер Дэвид Аллен в одноименной книге. На поиск методов, помогающих продуктивно и радостно жить и работать, у него ушло более 20 лет, и сегодня благодаря им уже тысячи людей по всему миру смогли изменить свою жизнь.
Эта аббревиатура расшифровывается так: "getting things done" или "как привести дела в порядок". Это система повышения продуктивности, которую описал бизнес-тренер Дэвид Аллен в одноименной книге. На поиск методов, помогающих продуктивно и радостно жить и работать, у него ушло более 20 лет, и сегодня благодаря им уже тысячи людей по всему миру смогли изменить свою жизнь.
Нам показалось, что у этой системы есть нечто общее с нашим подходом и принципами работы в CRM, поэтому представляем вам её краткий обзор.
По Аллену существует 4 основные области продуктивности.
По Аллену существует 4 основные области продуктивности.
Предлагаем сделать их обзор, чтобы проникнуться философией GTD.
Инвентаризация всех дел: анализ всех рабочих и жизненных незавершенных проектов.
Концентрация на разных уровнях. Умение рассмотреть ситуацию и сверху, и вблизи.
Структура для создания стабильно работающей системы
Действие без напряжения и готовность к неожиданностям.
Инвентаризация всех дел: анализ всех рабочих и жизненных незавершенных проектов
1
Завершать начатые дела - значит расчищать площадку для новых дел.
Разгребание завалов высвобождает энергию. Попробуйте сделать что-то очевидное и доступное прямо сейчас - разобрать ящик в столе, почистить входящие - вы сразу почувствуете себя лучше, и ваш мозг сразу придет в состояние активности. Делайте ревизию своих проектов еженедельно и постарайтесь организовать себя до такой степени, чтобы в любое появившееся свободное время вы могли сделать что-то полезное для себя. Время - самый ценный ресурс, но мало кто об этом помнит постоянно. Использование "окошек" в течение дня существенно повысит вашу продуктивность.
Разгребание завалов высвобождает энергию. Попробуйте сделать что-то очевидное и доступное прямо сейчас - разобрать ящик в столе, почистить входящие - вы сразу почувствуете себя лучше, и ваш мозг сразу придет в состояние активности. Делайте ревизию своих проектов еженедельно и постарайтесь организовать себя до такой степени, чтобы в любое появившееся свободное время вы могли сделать что-то полезное для себя. Время - самый ценный ресурс, но мало кто об этом помнит постоянно. Использование "окошек" в течение дня существенно повысит вашу продуктивность.
Научитесь регулярно собирать всё, что держите в голове, вне зависимости от масштаба дел.
Выгрузите всё в общий список, затем оцените каждый пункт и решите, что из него выполнимо, и какое действие нужно выполнить следующим. Затем рассортируйте дела по категориям и обдумайте варианты действий, опираясь на конкретные критерии (времени, энергии, контекста, приоритетов).
Создавайте напоминания о своих проектах и следующих шагах, поддерживайте эту систему, обновляйте записи, периодически просматривайте их, чтобы выбирать, что следует сделать или не сделать.
Выгрузите всё в общий список, затем оцените каждый пункт и решите, что из него выполнимо, и какое действие нужно выполнить следующим. Затем рассортируйте дела по категориям и обдумайте варианты действий, опираясь на конкретные критерии (времени, энергии, контекста, приоритетов).
Создавайте напоминания о своих проектах и следующих шагах, поддерживайте эту систему, обновляйте записи, периодически просматривайте их, чтобы выбирать, что следует сделать или не сделать.
Чтобы реалистично оценить состояние своих дел, ответьте на 6 вопросов:
1. Каковы ваши текущие задачи? К ним относятся физические действия, необходимые для выполнения своих обязанностей. Обычно у человека находится 100-200 подобных дел ежедневно.
2. Каковы ваши текущие проекты? Под ними подразумеваются результаты, которых вы хотите достичь. Например, поменять резину на автомобиле - это проект. Таких проектов у людей обычно 30-100
3. Каковы ваши текущие зоны ответственности? Таких обычно у каждого 10-15. Это основные области работы, а также ключевые категории личной жизни.
4. Как ваша работа и личная жизнь изменятся в следующем году?
5. Как с течением времени будет меняться ваша карьера и жизнь?
6. Зачем вы пришли в этот мир? В чем ваше предназначение и цель как человеческого существа?
CRM-система - это инструмент не только управления отношениями с клиентами, но и инструмент управления своими делами. Планируя задачи в CRM, вы убираете все дела из головы и переносите их в стабильную систему.
Вам больше не нужно думать о них больше чем нужно, ведь все они хранятся в едином удобном цифровом пространстве, доступном в любое время и в любом месте.
У вас перед глазами будет список дел, ориентируясь на который вы всегда будете понимать, что нужно сделать в следующий момент. Система сама будет присылать вам напоминания и помогать строить рабочий день. Так работа в CRM позволяет избавиться от лишнего психического напряжения и задействовать мыслительные ресурсы более продуктивно.
Вам больше не нужно думать о них больше чем нужно, ведь все они хранятся в едином удобном цифровом пространстве, доступном в любое время и в любом месте.
У вас перед глазами будет список дел, ориентируясь на который вы всегда будете понимать, что нужно сделать в следующий момент. Система сама будет присылать вам напоминания и помогать строить рабочий день. Так работа в CRM позволяет избавиться от лишнего психического напряжения и задействовать мыслительные ресурсы более продуктивно.
Какая связь c CRM?
Концентрация на разных уровнях. Умение рассмотреть ситуацию и сверху, и вблизи.
2
Создатель GTD утверждает, что самое мощное средство влиять на мир - это способность изменять собственный взгляд на происходящее. И в рабочей деятельности, и в личной жизни иногда полезно поменять угол зрения и посмотреть на вещи с другой стороны. Если вы потеряли уверенность в правильности действий, попробуйте снова провести обзор своих проектов, чтобы понять, что было упущено. Сбавьте обороты и представьте себе детально, каким должен быть результат. Чем яснее будет ваша цель, тем больше способов ее достичь вы обнаружите. Посмотрите на жизнь и работу немного со стороны, чтобы увидеть картину более широко.
Обратная сторона навыка концентрации на разных уровнях - это умение направлять свою энергию на то, что необходимо сделать в данный момент. Мозг способен удерживать в зоне ожидания лишь одно дело, и на самом деле способность сосредоточиться на чём-то одном является высшей точкой производительности. Зафиксировать свое внимание на наиболее актуальном деле, а затем перевести его на следующую задачу, используя 100% своей энергии - это настоящее искусство. Попробуйте не распыляться. А также помните о том, что мозг склонен выбирать дела по критерию свежести или "громкости" в нашем сознании, однако это не всегда правильно.
Обратная сторона навыка концентрации на разных уровнях - это умение направлять свою энергию на то, что необходимо сделать в данный момент. Мозг способен удерживать в зоне ожидания лишь одно дело, и на самом деле способность сосредоточиться на чём-то одном является высшей точкой производительности. Зафиксировать свое внимание на наиболее актуальном деле, а затем перевести его на следующую задачу, используя 100% своей энергии - это настоящее искусство. Попробуйте не распыляться. А также помните о том, что мозг склонен выбирать дела по критерию свежести или "громкости" в нашем сознании, однако это не всегда правильно.
CRM-система позволит вам регулярно смотреть на рабочие процессы и показатели бизнеса со стороны, объединяя их в единую картинку. Здесь вы увидите самые разные отчеты и сводки - в удобном формате и в режиме реального времени.Система покажет вам узкие места и проблемные зоны, на которых нужно сосредоточиться. Вы увидите, на каких именно стадиях работы происходят задержки, и сможете отслеживать выполнение целей, чтобы точнее определить, на чём нужно концентрироваться сейчас, и стоит ли менять направление.
Также CRM поможет вам выполнять задачи не по критерию свежести, а по критерию важности в данный момент. Импульс вашей рабочей энергии не будет уводить вас в сторону легких дел, а будет направлен именно на то, чем стоит заняться именно сейчас.
Также CRM поможет вам выполнять задачи не по критерию свежести, а по критерию важности в данный момент. Импульс вашей рабочей энергии не будет уводить вас в сторону легких дел, а будет направлен именно на то, чем стоит заняться именно сейчас.
Какая связь с CRM?
Структура для создания стабильно
работающей системы
работающей системы
3
GTD предполагает, что для высокой результативности и самовыражения нужна жесткая система, которая создаст своеобразные рельсы и поможет удержать баланс в разных сферах жизни. Должны быть созданы определенные правила и принципы, помогающие освободить ум и довести до автоматизма управление делами. Это совсем не означает, что организованность и креативность - взаимоисключающие понятия. Здесь должно быть место интуиции и свободе, ведь между системой, которая поддерживает, и системой, которая ограничивает, есть большая разница с точки зрения достижения целей. Система не спасет от напряжения, если будет не продуктивно работать и подавлять творческие порывы.
Crm-система позволяет создать структуру для работы - понятную и направляющую. Обычно в компании разрабатываются определенные правила работы в CRM, одинаковые для всех сотрудников. Но здесь важно не переусердствовать. Не стремитесь протоколировать и регламентировать каждый шаг. Система должна включать в себя только то, что помогает увеличивать эффективность работы.
Какая связь с CRM?
Действие без напряжения
и готовность к неожиданностям.
и готовность к неожиданностям.
4
Чрезмерный контроль способен существенно снизить продуктивность. Попадая в ловушку организованности люди иногда заходят слишком далеко и пытаются выстроить все свои дела на микроуровне. Но это невозможно. Система успешно освобождает разум от необходимости помнить и напоминать, но не узбавляет от необходимости думать. В чистом виде всевозможные организующие системы являются лишь прочными хранилищами для целей и их важнейших составных частей. Человек по-прежнему должен использовать свой интеллект, чтобы соединить эти части в единое целое.
К тому же, нельзя "заорганизовать" всё, всегда нужно быть готовым к неожиданностям, ведь что-то может пойти не так. Честное признание, что обстоятельства могут сложиться не совсем идеально, даёт ощущение знания и силы.
Не пережимайте с контролем. Учитесь расслабляться и смотреть на свою работу со стороны. У вас всегда будет время на выполнение своих проектов, если вы будете планировать следующие действия и постоянно делать маленькие шаги, оставаясь готовым к переменам.
К тому же, нельзя "заорганизовать" всё, всегда нужно быть готовым к неожиданностям, ведь что-то может пойти не так. Честное признание, что обстоятельства могут сложиться не совсем идеально, даёт ощущение знания и силы.
Не пережимайте с контролем. Учитесь расслабляться и смотреть на свою работу со стороны. У вас всегда будет время на выполнение своих проектов, если вы будете планировать следующие действия и постоянно делать маленькие шаги, оставаясь готовым к переменам.
Внедряя CRM, не стоит ожидать, что система решит и автоматизирует все задачи компании. Ее наличие не исключит из процесса необходимость совершать какие-то действия вручную, принимать решения и подключать людей к диалогам.
Бизнес-процессы меняются, трансформируется структура компании - и CRM-система не может оставаться неизменной.
Ошибкой будет пытаться сразу построить готовые и совершенные алгоритмы. Начинайте с малого: постройте воронку продаж, научитесь работать с ней вручную. И только потом добавляйте автоматические действия и события Тогда процесс внедрения CRM будет проще и понятнее.
Бизнес-процессы меняются, трансформируется структура компании - и CRM-система не может оставаться неизменной.
Ошибкой будет пытаться сразу построить готовые и совершенные алгоритмы. Начинайте с малого: постройте воронку продаж, научитесь работать с ней вручную. И только потом добавляйте автоматические действия и события Тогда процесс внедрения CRM будет проще и понятнее.
Какая связь с CRM?
10 цитат из книги Аллена "Как привести дела в порядок. Экспресс-курс по методике GTD":
Что еще почитать:
Попытки переделать всё, получить всё и стать всем изнашивают человеческий механизм. Больше и лучше будут всегда маячить перед вами, как бы вы ни рвались вперед. Бесконечное "всё" должно быть загнано в физически выполнимые рамки.
Невыполненные обязательства расходуют психическое «горючее», отнимая его у других дел, даже если мы их не осознаем или они кажутся нам неважными. Когда такие «зависшие» дела все-таки завершаются (или же мы принимаем решение считать их реализованными), высвобождается новая, ранее недоступная нам энергия.
Последовательно настраиваться на положительный результат - задача не для слабого человека. Вы должны иметь смелость для того, чтобы посмотреть в лицо реальной возможности столкнуться с массой вариантов развития событий, принять их такими, какие они есть, и продолжать двигаться достижения нужного результата.
Имея жесткую систему, важно оставаться гибкими. Часто мы не замечаем, что реальность нашей жизни уже изменилась, а форма и содержание остались прежними. Может, для того чтобы работа выполнялась действительно хорошо, ее форма и содержание должны постоянно меняться.
Вы составляете списки дел и проектов не для того, чтобы покончить с ними и больше никогда ничего в жизни не делать. Вы избавляетесь от вещей, отвлекающих ваше внимание, чтобы можно было обратиться к тому, что кажется истинно важным.
«Лучшее» не значит «идеальное» — это просто лучшее из того, что можно сделать в данный момент, учитывая имеющуюся информацию и ресурсы.
Если цели ясны, а стандарты заданы, лучшее, что вы можете предпринять, — это заниматься своим делом и продвигать его с минимально возможными усилиями.
Если ограничения нам помогают, мы не чувствуем неудобств, связанных с ними. Мы благодарны этим разделительным линиям на дороге, ведь они позволяют нам доехать до нужного места быстро, с минимальным риском и напряжением. Эффективные формы не загромождают пространство — они создают его.
С задачей запоминания и напоминания хорошая система справится намного лучше, чем ваш мозг. Что у него получается хорошо — так это исследовать варианты, анализировать имеющуюся информацию и координировать действия.
Выясните, что для вас сейчас является источником стресса, и разберитесь с ним — тоже прямо сейчас, — если сразу хотите стать по-настоящему эффективным на всех уровнях.
Невыполненные обязательства расходуют психическое «горючее», отнимая его у других дел, даже если мы их не осознаем или они кажутся нам неважными. Когда такие «зависшие» дела все-таки завершаются (или же мы принимаем решение считать их реализованными), высвобождается новая, ранее недоступная нам энергия.
Последовательно настраиваться на положительный результат - задача не для слабого человека. Вы должны иметь смелость для того, чтобы посмотреть в лицо реальной возможности столкнуться с массой вариантов развития событий, принять их такими, какие они есть, и продолжать двигаться достижения нужного результата.
Имея жесткую систему, важно оставаться гибкими. Часто мы не замечаем, что реальность нашей жизни уже изменилась, а форма и содержание остались прежними. Может, для того чтобы работа выполнялась действительно хорошо, ее форма и содержание должны постоянно меняться.
Вы составляете списки дел и проектов не для того, чтобы покончить с ними и больше никогда ничего в жизни не делать. Вы избавляетесь от вещей, отвлекающих ваше внимание, чтобы можно было обратиться к тому, что кажется истинно важным.
«Лучшее» не значит «идеальное» — это просто лучшее из того, что можно сделать в данный момент, учитывая имеющуюся информацию и ресурсы.
Если цели ясны, а стандарты заданы, лучшее, что вы можете предпринять, — это заниматься своим делом и продвигать его с минимально возможными усилиями.
Если ограничения нам помогают, мы не чувствуем неудобств, связанных с ними. Мы благодарны этим разделительным линиям на дороге, ведь они позволяют нам доехать до нужного места быстро, с минимальным риском и напряжением. Эффективные формы не загромождают пространство — они создают его.
С задачей запоминания и напоминания хорошая система справится намного лучше, чем ваш мозг. Что у него получается хорошо — так это исследовать варианты, анализировать имеющуюся информацию и координировать действия.
Выясните, что для вас сейчас является источником стресса, и разберитесь с ним — тоже прямо сейчас, — если сразу хотите стать по-настоящему эффективным на всех уровнях.
- "Эссенциализм. Путь к простоте", Грег МакКеон.
"Не отвлекайте меня! Как сохранять высокую концентрацию несмотря ни на что", Эдвард М. Хэлловэлл.
Приложение для поклонников GTD: https://doit.im/
Создавайте списки задач и относите их к разным категориям.
Создавайте списки задач и относите их к разным категориям.
Подходит ли она вам? Интересно об этом поговорить? Позвоните или напишите нам, чтобы узнать больше об управлении задачами и работе в CRM.
А что вы думаете об этой системе?
